Zakres oraz cele przetwarzania danych
Przetwarzamy wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne do profesjonalnej obsługi zapytań, przygotowania spersonalizowanych koncepcji eventowych oraz realizacji usług związanych z organizacją ekskluzywnych wydarzeń rozrywkowych bez hazardu pieniężnego.
Jakie dane gromadzimy
W zależności od kontekstu kontaktu oraz skali planowanego wydarzenia możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
- dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, dział;
- dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby;
- dane dotyczące wydarzenia: preferowany termin, lokalizacja, liczba gości, profil uczestników, charakter wydarzenia (np. gala, event motywacyjny, spotkanie VIP), szczególne oczekiwania dotyczące oprawy artystycznej, cateringu i atrakcji;
- dane związane z relacją biznesową: historia zapytań, korespondencja, notatki projektowe, informacje o preferencjach dotyczących stylu wydarzeń i komunikacji;
- dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce, podstawowe dane statystyczne dotyczące korzystania z serwisu;
- dane rozliczeniowe: dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych, takie jak NIP, adres do faktury, dane osób upoważnionych do akceptacji budżetu.
W jakich celach przetwarzamy dane
Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
- Obsługa zapytań ofertowych – odpowiadanie na przesłane formularze kontaktowe, zapytania mailowe i telefoniczne, przygotowanie wstępnych koncepcji oraz budżetów wydarzeń;
- Realizacja umów i zamówień – planowanie, koordynacja i produkcja wydarzeń, kontakt operacyjny i logistyczny, zarządzanie harmonogramem, współpraca z podwykonawcami, obsługa rozliczeń;
- Kontakt w sprawie organizacji wydarzeń – bieżąca komunikacja dotycząca szczegółów koncepcji, identyfikacja potrzeb uczestników, dopasowanie atrakcji i oprawy do oczekiwań klienta;
- Budowanie długofalowych relacji biznesowych – przesyłanie, za Twoją zgodą, informacji o nowych konceptach eventowych, inspiracjach, rekomendacjach scenariuszy, trendach w organizacji wydarzeń i dedykowanych propozycjach współpracy;
- Cel analityczny i rozwojowy – analiza statystyk odwiedzin serwisu, optymalizacja treści i nawigacji, poprawa komfortu użytkownika, dopasowanie komunikacji do zainteresowań odbiorców;
- Cel dowodowy i archiwalny – zabezpieczenie informacji na wypadek konieczności wykazania przebiegu współpracy, rozpatrywania reklamacji, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- Wypełnienie obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej, realizacja obowiązków wynikających z prawa pracy lub przepisów dotyczących rachunkowości.
Czas przechowywania danych
Okres przechowywania Twoich danych zależy od celu ich przetwarzania oraz obowiązujących przepisów prawa:
- dane związane z zapytaniami ofertowymi przechowujemy co do zasady przez okres do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, aby móc zaproponować Ci zbliżone rozwiązania eventowe w przyszłości;
- dane przetwarzane w celu realizacji umowy przechowujemy przez czas trwania współpracy oraz do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy;
- dane przetwarzane na potrzeby obowiązków księgowych i podatkowych przechowujemy przez okres wynikający z przepisów prawa (najczęściej do 5 lat licząc od końca roku podatkowego);
- dane przetwarzane na podstawie udzielonej zgody (np. zgoda marketingowa) przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu;
- podstawowe dane eksploatacyjne i statystyczne dotyczące korzystania z serwisu przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych i bezpieczeństwa systemów, z zastosowaniem zasad minimalizacji.
Podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się zawsze w oparciu o jedną lub kilka z poniższych podstaw prawnych przewidzianych przez RODO oraz krajowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody możemy przetwarzać dane w szczególności w następujących celach:
- przesyłanie newslettera z inspiracjami eventowymi, zaproszeniami na prezentacje konceptów oraz ekskluzywnymi rekomendacjami scenariuszy wydarzeń;
- przekazywanie spersonalizowanych informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną;
- zapisywanie wybranych ustawień w serwisie związanych z preferencjami cookies, o ile wymagają one zgody.
Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, kontaktując się z nami zgodnie z informacjami podanymi w sekcji „Kontakt i zgłoszenia”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Realizacja umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Podstawą prawną przetwarzania jest również konieczność:
- przygotowania i przedstawienia spersonalizowanej oferty organizacji wydarzenia na Twoje życzenie;
- zawarcia i wykonania umowy dotyczącej kompleksowej organizacji eventu, w tym współpracy z podwykonawcami, przygotowania programu, scenografii, atrakcji i obsługi gości;
- prowadzenia bieżącej komunikacji niezbędnej do prawidłowej realizacji zamówionej usługi.
Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
W niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności:
- przepisów podatkowych i rachunkowych – w celu prawidłowego dokumentowania transakcji;
- przepisów regulujących archiwizację dokumentacji korporacyjnej i księgowej;
- przepisów mogących wymagać ujawnienia danych na żądanie uprawnionych organów publicznych.
Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
W oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes możemy przetwarzać dane m.in. w następujących celach:
- zapewnienie bezpieczeństwa serwisu internetowego oraz wykrywanie nadużyć i prób nieuprawnionego dostępu;
- prowadzenie korespondencji i komunikacji biznesowej z klientami, partnerami i dostawcami, w tym w celu rozwijania relacji oraz proponowania nowych rozwiązań eventowych;
- analiza efektywności działań marketingowych i jakości naszych usług, badanie satysfakcji klientów;
- ustalanie, dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń wynikających z prowadzonej działalności;
- prezentowanie w ograniczonym, profesjonalnym zakresie informacji referencyjnych dotyczących zrealizowanych projektów, po uprzednim zabezpieczeniu poufnych danych.
Odbiorcy danych osobowych
W celu zapewnienia najwyższego standardu usług eventowych oraz płynnej organizacji wydarzeń współpracujemy z wyselekcjonowaną siecią partnerów i podwykonawców. Dostęp do Twoich danych otrzymują wyłącznie podmioty, dla których jest to konieczne i uzasadnione zakresem świadczonych usług.
Komu możemy udostępniać Twoje dane
W niezbędnym zakresie Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- Podwykonawcy usług eventowych – m.in. firmy odpowiedzialne za scenografię, oświetlenie i nagłośnienie, dostawcy stołów do gier w stylu kasynowym (bez hazardu), agencje hostess i konferansjerów, zespoły artystyczne, firmy cateringowe, ochrona, dostawcy rozwiązań multimedialnych;
- Dostawcy usług IT – podmioty zapewniające infrastrukturę hostingową, systemy mailingowe, narzędzia do zarządzania projektami i CRM, rozwiązania analityczne oraz systemy bezpieczeństwa;
- Doradcy zewnętrzni i kancelarie prawne – gdy jest to konieczne do ochrony naszych praw, obsługi sporów lub zapewnienia zgodności z przepisami prawa;
- Biura rachunkowe i audytorzy – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do prowadzenia księgowości oraz realizacji obowiązków sprawozdawczych;
- Organy publiczne – wyłącznie w zakresie wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i po spełnieniu formalnych wymogów.
Zasady współpracy z odbiorcami danych
W przypadku przekazania danych odbiorcom zewnętrznym:
- zawieramy stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w których precyzyjnie określamy zakres i cel przetwarzania;
- wymagamy stosowania adekwatnych technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych, kompatybilnych z naszymi standardami bezpieczeństwa;
- kontrolujemy, czy podmioty te realizują wymogi RODO oraz naszych wewnętrznych polityk bezpieczeństwa informacji;
- nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych bez wyraźnej i odrębnej zgody.
Co do zasady dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli zaistnieje potrzeba przekazania danych poza EOG, odbywa się to z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych przewidzianych przez RODO (np. standardowych klauzul umownych).
Prawa osób, których dane dotyczą
Dbamy o to, abyś mógł w przejrzysty sposób korzystać ze wszystkich praw przyznanych Ci przez RODO. Poniżej przedstawiamy ich podsumowanie wraz z krótkim opisem.
Prawo dostępu do danych
Masz prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje dotyczące m.in. celów, kategorii danych, odbiorców i planowanego okresu przechowywania.
Prawo do sprostowania danych
Jeżeli zauważysz, że Twoje dane są niekompletne, nieaktualne lub nieprawidłowe, możesz zażądać ich niezwłocznego sprostowania lub uzupełnienia.
Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
W określonych sytuacjach możesz żądać usunięcia swoich danych, w szczególności, gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, gdy cofnąłeś zgodę lub skutecznie wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach przewidzianych przez RODO, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozstrzygania zgłoszonego sprzeciwu.
Prawo do przenoszenia danych
Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub zażądać przesłania ich bezpośrednio do innego administratora, o ile jest to technicznie możliwe.
Prawo do sprzeciwu
Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W przypadku sprzeciwu nie będziemy dalej przetwarzać Twoich danych w tych celach, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Masz także prawo w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania – po zgłoszeniu takiego sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane w tym celu.
Prawo do wycofania zgody
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, korzystając z danych kontaktowych podanych w niniejszej Polityce lub korzystając z odpowiednich mechanizmów rezygnacji (np. link rezygnacji z newslettera). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Zabezpieczenia i przechowywanie danych
Bezpieczeństwo informacji jest dla nas równie ważne jak perfekcyjna realizacja luksusowego wydarzenia. W tym celu stosujemy zróżnicowane środki techniczne i organizacyjne, które mają zapewnić poufność, integralność i dostępność danych osobowych.
Środki techniczne
W szczególności wdrażamy następujące zabezpieczenia:
- szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołu HTTPS/TLS na stronie https://partyworkspro.com;
- stosowanie zabezpieczeń sieciowych i serwerowych oraz regularne aktualizacje oprogramowania;
- tworzenie kopii zapasowych danych w celu zapewnienia ciągłości działania i możliwości odtworzenia informacji;
- rozsądne ograniczenie zakresu danych gromadzonych poprzez formularze oraz politykę minimalizacji danych.
Środki organizacyjne
Od strony organizacyjnej dbamy o bezpieczeństwo danych poprzez:
- upoważnianie do przetwarzania danych wyłącznie tych osób, które muszą mieć do nich dostęp w związku z wykonywanymi obowiązkami;
- szkolenia zespołu w zakresie zasad ochrony danych osobowych oraz poufności informacji klientów;
- stosowanie procedur dotyczących nadawania, zmiany i cofania uprawnień do systemów przetwarzających dane;
- monitorowanie przestrzegania przyjętych polityk bezpieczeństwa i prowadzenie wewnętrznej dokumentacji ochrony danych.
Przechowywanie danych
Dane są przechowywane w systemach i lokalizacjach, które spełniają wysokie standardy bezpieczeństwa i są objęte kontrolą dostępu. Okres przechowywania danych określamy zgodnie z zasadą minimalizacji oraz „privacy by design” – nie przechowujemy danych dłużej, niż jest to konieczne do realizacji konkretnego celu lub wynikające z przepisów prawa.
Kontakt i zgłoszenia
Jeśli masz pytania dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw lub zgłosić zastrzeżenia związane z bezpieczeństwem informacji, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu.
Administrator danych
Administratorem Twoich danych jest NAXSOL ENTERPRISES LTD Sp. z o.o. Szczegółowe dane identyfikacyjne oraz dane kontaktowe znajdują się także w sekcji kontaktowej serwisu.
Kontakt w sprawach ochrony danych
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się:
- za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/;
- pisemnie – wysyłając korespondencję tradycyjną na adres siedziby administratora (z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”);
- za pomocą poczty elektronicznej – korzystając z adresu e‑mail podanego w sekcji kontaktowej serwisu.
W zgłoszeniu prosimy, w miarę możliwości, o:
- wskazanie, z jakiego prawa chcesz skorzystać lub jakiej sytuacji dotyczy Twoje zapytanie;
- podanie danych ułatwiających jednoznaczną identyfikację (np. adres e‑mail wykorzystany w korespondencji z nami);
- opisanie istotnych okoliczności oraz oczekiwanego sposobu rozwiązania zgłaszanego zagadnienia.
Na Twoje zgłoszenie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca, chyba że przepisy RODO przewidują możliwość jego przedłużenia z uwagi na stopień skomplikowania sprawy lub liczbę zgłoszeń. W przypadku przedłużenia terminu poinformujemy Cię o przyczynach tej decyzji.
Elegancja, transparentność, zaufanie
W NAXSOL ENTERPRISES LTD wierzymy, że ochrona prywatności jest integralną częścią luksusowego doświadczenia eventowego. Jeśli chcesz porozmawiać o organizacji wydarzenia lub o tym, jak przetwarzamy Twoje dane, skontaktuj się z naszym zespołem.